Όλοι αναζητούμε εκείνο το ψήγμα σοφίας που θα κάνει τις μέρες μας να κυλούν αβίαστα και ομαλά. Μεταξύ των διαφόρων ρόλων μας στην καθημερινότητα ως εργαζόμενες, μητέρες, φίλες, σύντροφοι υπάρχει πάντα ένας μακρύς κατάλογος υποχρεώσεων που έχουμε να φέρουμε εις πέρας.
Αν και η αλήθεια είναι ότι δεν υπάρχει ένας μοναδικός δρόμος για να είμαστε παραγωγικοί, υπάρχουν κάποιες συμβουλές παραγωγικότητας που μπορούμε να ενσωματώσουμε στη ζωή μας, ώστε να διευκολύνουμε την καθημερινότητά μας.
10 συμβουλές παραγωγικότητας, για να ενσωματώσεις στην καθημερινότητά σου:
1. Αξιοποίησε αποτελεσματικά τον χρόνο των μετακινήσεων σου
Οι μετακινήσεις σου μπορεί να εξακολουθούν να είναι λίγο απρόβλεπτες, μεταξύ δουλειάς από το σπίτι και δουλειάς εντός γραφείου, αλλά για τους περισσότερους υπάρχει κάποιος χρόνος που βρίσκονται στον «ενδιάμεσο» χώρο που λέγεται αυτοκίνητο ή μετρό ή λεωφορείο. Πώς μπορεί να λειτουργήσει αυτός ο χρόνος για εσένα; Μπορείς να πάρεις ένα τηλέφωνο που συνέχεια αναβάλλεις ή να ακούσεις ένα 5λεπτο podcast ή να πάρεις μερικές βαθιές αναπνοές ή να διαβάσεις το αγαπημένο σου βιβλίο. Ακόμα κι αν αυτός ο χρόνος είναι σύντομος η σκόπιμη χρήση του θα λειτουργήσει ικανοποιητικά για εσένα και τις ανάγκες σου.
2. Οργάνωσε το email σου
Ξεφορτώσου τα πρόχειρα που δεν θα πάνε πουθενά και τις ειδοποιήσεις εκπτώσεων. Ακόμη και 30 λεπτά, το πρωί της Παρασκευής, αφιερωμένα στο ξεσκαρτάρισμα του προσωπικού και επαγγελματικού email σου θα σε οργανώσει και… ανανεώσει.
3. Βάλε προτεραιότητες στις υποχρεώσεις σου
Η ιεράρχηση ακούγεται εύκολη, αλλά δεν είναι πάντα απλή. Για να θέσεις πραγματικές προτεραιότητες, μην κάνεις απλώς μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να γίνουν. Αντί αυτού, σκέψου την ημέρα σου περισσότερο συνολικά. Τι πρέπει να γίνει πρώτα για να προχωρήσει καλύτερα η υπόλοιπη ημέρα ή η εβδομάδα;
4. Χρησιμοποίησε τη μέθοδο Pomodoro
Η τεχνική Πομοντόρο (Pomodoro) είναι μια μέθοδος διαχείρισης χρόνου που αναπτύχθηκε από τον Francesco Cirillo (francescocirillo.com) στα τέλη της δεκαετίας του 1980. Ένα Pomodoro (μτφρ. ντομάτα στα ελληνικά) διαρκεί 25 λεπτά. Αποφασίζεις ποια είναι η εργασία / υποχρέωση που χρειάζεται άμεση διεκπαιρέωση. Θέτεις ένα χρονόμετρο 25 λεπτών. Σε αυτή τη χρονική διάρκεια αφοσιώνεσαι αποκλειστικά στη διεκπαιρέωση αυτού του project. Μόλις ολοκληρωθούν τα 25 λεπτά, κάνεις ένα διάλειμμα 5 λεπτών. Αφού ολοκληρώσεις 4 Pomodoros μπορείς να κάνεις ένα διάλειμμα 20-30 λεπτών.
5. Αγνόησε το email σου το πρωί
Να κάτι που μπορείς να δοκιμάσεις με τόλμη και γενναιότητα για μόλις μία εβδομάδα και να δεις πώς θα ωφελήσει την παραγωγικότητά σου. Είναι μια φυσική τάση να θέλουμε να απαντήσουμε και να αναλάβουμε δράση όταν βλέπουμε ένα email. Το να ξεκινήσεις τη μέρα σου βουτώντας απευθείας στις υποχρεώσεις, σημαίνει ότι τα εισερχόμενά σου γίνονται η λίστα προτεραιότητων σου και σε ελέγχει, αντί για το αντίστροφο. Εξέτασε το ενδεχόμενο να ξεκινήσεις την ημέρα σου με τις υποχρεώσεις που εσύ θα βάλεις σε προτεραιόπτητα και έλεγξε τα email σου αργότερα το πρωί.
6. Απενεργοποίησε όλες τις ειδοποιήσεις των social media
Υπάρχουν όλων των ειδών χρήσιμες εφαρμογές και ιστότοποι που μπορούν να σε βοηθήσουν να ελέγξεις τον χρόνο που αφιερώνεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ακόμα πιο σημαντικό είναι να καταλάβεις πότε και γιατί στρέφεσαι σε αυτά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Πιάνεις τον εαυτό σου να ασχολείται με τα social media, όταν αντιμετωπίζεις ένα δύσκολο κομμάτι μιας εργασίας; Όταν σου λείπει κάποιο κίνητρο; Ή μήπως όταν έχεις «καεί» και χρειάζεσαι ένα διάλειμμα; Η κατανόηση του «γιατί» θα σε βοηθήσεις να προσανατολιστείς ξανά σε ό,τι χρειάζεται να γίνει.
7. Προγραμμάτισε χρόνο για την αυτοφροντίδα σου
Ενώ ένα καθημερινό μασάζ είναι κάτι που φαντάζει ιδανικό για πολλούς, υπάρχουν πολλοί άλλοι μικροί και γρήγοροι τρόποι για να ενσωματώσεις την αυτοφροντίδα μέσα σε μία πολυάσχολη ημέρα. Αυτό θα μπορούσε να είναι τελετουργικό τσαγιού στην αίθουσα που κάνεις διάλειμμα, με μια φανταχτερή τσαγιέρα που έχεις στο γραφείο ή μια βόλτα το τετράγωνο κάνοντας διαλογισμό. Το θέμα είναι να εντοπίσεις νέα χόμπι ή αυτό που σου χαρίζει καλά συναισθήματα και θα σε βοηθήσει να διασφαλίσεις ότι θα τα διατηρήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Κι άλλες συμβουλές παραγωγικότητας:
8. Ας γίνει το «όχι» η πρώτη σου απάντηση
Αυτό μπορεί να ακούγεται παράλογο για παραγωγικότητα σου, αλλά ξεκινώντας με ένα «όχι» σημαίνει ότι μπορείς να πεις «ναι» σε ένα σωρό άλλα πράγματα που είναι οι προσωπικές σου προτεραιότητες. Όταν κάποιος έρχεται σε εσένα με ένα νέο αίτημα, πρέπει να αρχίσεις να σκέφτεσαι με τρόπο που να απαντά στο γιατί αξίζει τον χρόνο σου και αν πρέπει, πράγματι, να αντιμετωπιστεί πριν από τη μακρά λίστα των υπόλοιπων προτεραιότητων που έχεις.
9. «Σκάναρε» την ημέρα σου από το προηγούμενο βράδυ
Χρειάζεσαι κι άλλες συμβουλές παραγωγικότητας; Μάθε και αυτό: Το «σκανάρισμα» είναι διαφορετικό από τον προγραμματισμό. Όταν σχεδιάζεις την ημέρα σου, προετοιμάζεις νοητικά τον εαυτό σου για τα διάφορα κύματα ενέργειας και προσπάθειας που θα χρειαστείς όλη την ημέρα. Μπορείς, για παράδειγμα, να μεταφέρεις εκ των προτέρων μια σημαντική κλήση στο πρωί, όταν ξέρεις ότι θα έχεις περισσότερη ενέργεια ή να ελέγξεις αν μπορεί κάποιος να πάρει το παιδί από το σχολείο. Το να μπορείς να κάνεις αυτή την αξιολόγηση από το βράδυ σου δίνει περισσότερες επιλογές για να διαχειριστείς καλύτερα τον χρόνο της επόμενης ημέρας.
10. Βρες ένα σύστημα οργάνωσης που λειτουργεί για εσένα
Η παραγωγικότητα δεν υπάρχει χωρίς σύστημα. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να «επιστρατεύσεις» μια σειρά εφαρμογών εξαιρετικά υψηλής τεχνολογίας, προγράμματα παρακολούθησης και σημειωματάρια. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεσαι έναν συνεπή τρόπο οργάνωσης των καθημερινών υποχρεώσεων σου, ώστε να μπορείς να επιτύχεις τους στόχους που έχουν σημασία για εσένα. Είτε θα συμβεί με ένα πολύ χαριτωμένο σημειωματάριο είτε μέσω μίας μίνιμαλ εφαρμογής που χωρά τη λίστα με τις υποχρεώσεις σου, αυτό εξαρτάται εντελώς από εσένα. Αλλά σίγουρα, αξίζει να το κάνεις!
